fbpx

KUNSTEN AT FINDE DET PERFEKTE MØDESTED

Du har fået til opgave at finde det helt rette sted til virksomhedens næste møde eller konference, og det kan være noget af en udfordring. Der er hoteller, konferencegårde, godser, restauranter, kursussteder, kongrescentre og mange flere interessante og anderledes mødesteder. Med tjeklisten herunder går du ikke helt galt i byen.

1. Tilgængelighed
Placeringen af mødestedet er altafgørende for at maksimere tilgængeligheden for deltagerne. Kommer folk fra hele landet, er det en god ide at finde en central beliggenhed. Kommer nogle med fly eller tog, kan det være, at mødestedet skal ligge i nærheden af stationen eller at man kan arrangere transport fra lufthavnen. Og undersøg endelig parkeringsmuligheder, da de fleste oftest ankommer i bil.

2. Budget
Få udstukket et budget hurtigst muligt af din chef, så du ved, hvad du har at arbejde med. Hvis du har lagt dig fast på et bestemt mødested, skal du ikke lade dig skræmme væk, fordi det overstiger dit budget. Alt er til forhandling.

3. Overnatningsmuligheder
Skal mødet eller konferencen strække sig over flere dage, skal du være sikker på, at der er overnatningsmuligheder for alle, mens restauranten skal kunne imødekomme mad og drikke til alle. Er det ikke tilfældet skal der være overnatning i nærheden, så mødedeltagere kan gå eller tage en evt. shuttlebus eller taxa – vær opmærksom på, at det giver en ekstra post i dit budget.

4. Sæson
Når du har fundet det helt rigtige mødested, skal du have styr på, om det fx er højsæson, så der ikke er unødig trafik på de lokaler, I skal bruge, eller i restauranten. Spørg ind til, hvor mange andre mødebegivenheder, der er på hotellet samtidig med jer – det kan også være konkurrerende virksomheder, der kolliderer med jeres brand.

Som mødebooker skal du nok få hænderne fulde, når jeres møde afvikles, så sæt dig godt ind i, hvad der findes af personale på mødestedet, så du ved, hvilke opgaver du kan uddelegere. 

5. Egnethed
Hjælper mødestedet med at understøtte formålet med jeres begivenhed, eller bliver det forstyrret? Det er vigtigt, at konferencestedet er hensigtsmæssigt for jer – ellers kunne I lige så godt blive på virksomheden. Tænkt over, hvorfor I leder efter en ekstern location, og hvad den skal give jer af værdi.

6. Personale
Som mødeplanlægger skal du nok få hænderne fulde, når jeres møde afvikles, så sæt dig godt ind i, hvad der findes af personale på mødestedet, så du ved, hvilke opgaver du kan uddelegere. Vær skarp i din kommunikation med personalet, og gentag gerne dig selv, så du er sikker på, at alle har forstået deres opgaver.

7. Afbræk
I vælger at komme ud i uvante rammer for at få nye ideer og inspiration, og det skal stedet så også kunne tilbyde. Undersøg, om her er mulighed for teambuilding, golf, mountainbike, skov eller strand. Det giver især et ekstra boost at komme ud i naturen, hvis jeres virksomhed ligger i byen.

8. Besøg stedet inden jeres møde
Hvis du har overskud til det, er det altid en god ide at sætte tid af til et besøg på mødestedet – evt med middag og overnatning – så du ved, hvad I får. En kort tjekliste, du kan bruge, kan fx lyde:

– Er alt det tekniske udstyr på plads?

– Teknisk support?

– WiFi?

– Pladskapacitet til alle?

– Snak med kokken om menuen.

– Er her udendørsområde til rygere?

– Får personalet dig generelt til at føle dig velkommen?

Relaterede artikler

Lokalproduceret gourmet mad

Mange af Sjællands mødesteder er stolte over at kunne tilbyde sund, varieret og spændende...

8 grunde til at holde møde på Sjælland

Der er mange grunde til at vælge Sjælland til dit næste møde eller din næste konference.

Go Green - det bæredygtige møde

Bæredygtighed er blevet et buzzword i de fleste brancher, og du kan med fordel gøre dit møde mere grønt.

Copenhagen Countryside – Møder og konferencer på Sjælland er et netværk af markante mødesteder på Sjælland, som tilbyder spændende og inspirerende rammer for dit næste møde, konference eller event.

Tilmeld dig nyhedsbrev

* skal udfyldes

Følg os

* skal udfyldes